コラボレーションソフトウェアが社員の負担を減らし、働き方を変革する

■追い詰められる現場社員の苦悩
全てのビジネスパーソンに伺いたい。ここ数年、日々の業務において、種類、量、さらには責任も増えたと感じる方は多いのではないだろうか？　ビジネスの現場では、前例のない業務もこなさなければならない機会が増え、自分ができない仕事、経験したことのない仕事でも、スタッフにさせなくてはならないこともある。
企業を取り巻く環境は常に変化を続け、取引先や工場、支社は国内だけではなくなり、外国人の社員も増えている。また、国内、国外を問わず、新しい技術やアイデアを持った企業が市場に打って出やすくなった。企業規模が絶対的優位だった時代は過去のものとなり、これまで競合ではなかった企業に、老舗の大企業があっという間に追い抜かれていく。
また、プレイングマネージャーとして、自分の業務をこなしながら、スタッフの業務時間の管理も行わなければならない人も多いだろう。業務を「正確」かつ「スピーディー」に行うこと。企業が社員に当たり前に要求することが、ビジネス環境の変化により未経験の業務を増やし、現場社員の負荷を上げている。こうした傾向は、今後も続いていくだろう。

■時代は社員の“スーパーマン化”を求めているのか？
突然増加した未経験の業務を、「正確かつスピーディーに実行できる社員」は希少な存在だ。今の時代では、たった数年前までは存在すらしていなかった仕事もある。未経験の仕事に社員が対応できないのは当たり前だとも言える。
だが、企業としては「出来なくても仕方がない」では済まない。新しいこと、未経験のことにも取り組まなければ、生き残ることが難しい時代なのだ。継続して高度なスキルを持つ人材の育成に取り組んでいる企業も存在するが、実際は「時間」や「余力」の問題もあり、スーパーマンの育成は容易ではない。

■「力技」で業務をこなすことは、優秀な人材流出を引き起こす？
新しい業務は増え続けるが、人材を育成する充分な余裕は無い。多くの企業が抱えるこの課題、あなたの企業では「力技」でこなしていないだろうか？　企業側から直接指示を出していなくても、社員が「力技」で乗りきらざるを得ない状況を生み出していないだろうか？社員はスーパーマンではない。いつまでも「力技」で乗り切ることはできない。力技は社員にとってストレスになる。若くて優秀な社員にストレスを与え続けることは、人材の流出につながりかねない。優秀な人材の確保は事業継続において重要な要素である以上、「力技」の解決は、企業にとって優先順位の高い課題だと言わざるを得ない。

■個人の能力追求か？　それとも組織全体の能力追求か？
もちろん、個人の能力を上げることは間違ってはいない。今は「個人の能力の高さ」や、「個人のスキルの向上」を推奨する傾向が強くなっているようにも思われる。しかし、個人の能力を上げること“だけ”が、最良の方法ではない。
元々の日本企業は、そのような企業風土であっただろうか。1人のスーパーマンが多くの業務や課題を解決するのではなく、個人の能力を尊重しながらも、組織全体で課題に立ち向かうという考え方があったように思う。組織全体で環境の変化に立ち向かうことを「組織の生産性の追求」という形で、実践し始めている企業が、増加しつつある。できる限り仕事を効率化し、組織全体で課題を解決するという考え方を、実践しようとしているのである。

■日本にマッチした働き方の変革に動き始めた企業
これまでに経験したことのない仕事、複雑化する仕事に対応しながら、事業継続に向けて、真剣に社員の働き方を変革しようとする動きがある。企業は、本当に業務は増え続けるしかないのか？　本当に個人スキルに頼るしかないのか？　という問題に「ITの力」で答えを出そうとしているのだ。
今、企業向けの“グループウェア”が再注目されていることはご存じだろうか？　企業組織において、多くの社員が毎日のように利用し、最も基本的なソフトであるグループウェア。中には「今さらグループウェア？」と、古いイメージをお持ちの方もいるだろう。
しかし、ここ数年で急速に発達した「モバイル」、「ソーシャル」といった技術が、グループウェアにフィードバックされ、これまでとは全く違うものに進化をしている。この進化により、「グループウェア（みんなで使うソフトウェア）」ではなく、「コラボレーションソフトウェア」という呼び方に変わっている。もはや“社員がみんなで使う単なるツール”ではなく、「社員に対して働きやすい環境を提供するプラットフォーム」としての考え方が取り入れられているのだ。ポイントは、実際の現場の仕事で「使える」ツールになっていることだ。

■実務で「使える」ITが社員の負担を減らし、働き方を変革する
実務で「使える」ITは、いったいどのようにして社員の負担を減らすのか？
コラボレーションソフトウェアは、オフィスのPCだけでなく、社外で業務に使うタブレットPCやスマートフォンなど場所を選ばずに使え、社員の負担を減らす。「いつでも、どこでも、社員が働きやすい環境」を提供し、社員の負担軽減に働きかける。しかも、それを誰でも簡単に使いこなせるのが、コラボレーションソフトウェアの特徴だ。
それでは、ある営業の1日における働き方の変革の例を、最新のコラボレーションソフトウェア「IBM Notes/Domino 9.0 Social Edition」の例で紹介する。

AM 8：00　通勤電車内でスマートフォンから未読メールを確認
AM 10：00　顧客との打ち合わせで、次回予定をカレンダーにスマートフォンを使って即座に登録
AM 11：00　顧客からの要望について関連部門の担当者を検索し電話連絡。
　　　　　　 午後に行う緊急の打ち合わせのスケジュールをスマートフォンでセット
PM 12：00　食事をしながらPCで業務報告書の作成
PM 1：00　外出先からスマートフォンで会議をリアルタイムに視聴（音声はグループ通話を利用）
PM 3:00　電車が遅れ、打ち合わせに遅れそうな旨を車内からスマートフォンのチャットで連絡
PM 4:00　打ち合わせ後PCでメール処理と翌日の資料作り。準備する内容を忘れないうちにまとめ
PM 7:00 帰宅の電車にてスマートフォンを使って最新のメールチェックと明日のスケジュールをカレンダーへ同期

これらは「IBM Notes/Domino 9.0 Social Edition」の機能を使って実現できる例だ。このコラボレーションソフトウェアを活用することで、どのように働き方が変革されているのか？　それは必要なタイミングで担当者を巻き込みながら、早いスピードで、可能な限り効率的に自分の時間を使っている点である。

昼間は営業活動をして、夕方社に戻り、次の打ち合わせの依頼や資料の作成。その後に社内の打ち合わせを行うといった「1つの業務を終えてから次の業務に取り掛かる」という従来型の働き方では、現代の仕事環境においては時間がいくらあっても足りない。1つの業務をこなしながら次のアクションを起こすことができれば時間が短縮できるだけでなく、その日の業務がスムーズに進んでいく。
必要な人は、どんどん巻き込んでいく。いちいちオフィスに戻らなくとも、外出中にその場で資料を共有しながら議論が出来る。離れたオフィスにいる専門家の意見も借り、その場でどんどんできる仕事を進める。顧客の要望の変化が激しい、現在において、顧客は画一的な製品では満足できなくなっている。営業1人では限界がある。必要な人の助けを借りやすい環境をITで実現することができる。

■何もしないことがリスクになる時代
上記の事例を実現するには、まだまだ早いと思うかもしれない。しかし、ビジネスにおけるITは熟成をし、「高度な技術を誰もがカンタンに利用できる」ようになった。さらに、今では多くの人がスマートフォンやタブレットPCなど高機能なデバイスを所有しており、熟成したITを活用する環境も自然と整っている。ある意味チャンスだ。
現代のビジネスにおいて、何も行動を起こさないことはリスクを生み出す。常に早いスピードで環境が変わり続ける現在においては、何もしない“現状維持”は“後退”を意味するものだ。
次回のIBM「ワークスタイルの改革に関するレポート」では、実際の成功事例を交えながら、働き方の変革の例を、さらに詳しく紹介する。

<関連リンク>
IBM Collaboration Software
http://ibm.co/14BqBqR
導入事例
http://ibm.co/10tTlwi
IBM Notes/Domino 9.0 Social Edition　公式リリース
http://ibm.co/10g1yml

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